Arkivering

Bevara och skydda dina dokument i våra moderna och säkra arkiv. Full spårbarhet och tydlig överblick i vår kundportal.

Fortsätt till:

Projektlösningar
Tjänster

Arkivering av era tillgångar

Fakturor, kvitton, avtal, skuldebrev, försäkringsbrev och journaler är bara några exempel på dokument som hanteras dagligen i olika verksamheter. Många av dessa pappersdokument måste enligt olika lagar och regler arkiveras i ett visst antal år. Det finns också bestämmelser och krav på hur informationen ska arkiveras. Det här kan vara krångligt att ha koll på själv eftersom det skiljer sig åt beroende på vad för typ av information det gäller. Dessutom är det tidskrävande och kostsamt att sköta själv.

På Iron Mountain är vi experter på arkivering och vet vad som krävs för att hantera och skydda era värdefulla tillgångar. Vi tar hand om hela processen åt dig och du får full spårbarhet på alla dokument för att sedan vid behov snabbt och effektivt kunna hitta just den information du söker.

Arkiv för företag med högsta säkerhet

Att förvara ert arkiv på kontoret tar upp mycket plats och ställer höga krav på säkerheten. Ni måste se till att all känslig information förvaras enligt lagar och regler såsom GDPR och Riksarkivets föreskrifter för att ta några exempel.

När du istället förvarar ditt företags arkivhandlingar hos oss så sparar ni värdefull yta hos er som kan användas till annat. Ni kan känna er trygga med att era dokument är i vårt säkra förvar. Vår arkivanläggning är utrustad med den senaste tekniken av säkerhetslösningar:

Larmade dörrar och portar övervakade med kameror dygnet runt
Inbrott- och brandlarm kopplat direkt till larmcentral
Omfattande kontroller av miljön och klimatet så att dina arkivhandlingar skyddas mot yttre påverkan
Beprövade och certifierade (enligt PCI och ISO) arbetsmetoder med säkerhetsutbildad personal
Förvaring enligt Riksarkivets senaste föreskrifter

Vi genomför bakgrundskontroller regelbundet av alla våra anställda och ger alltid gedigen säkerhetsutbildning inom dokument- och informationshantering för att upprätthålla högsta möjliga säkerhetsstandard. I nära samarbete med dig som kund tar vi hand om allt du vill arkivera och du får direkt tillgång till informationen via vår webbaserade kundportal.

Spara i arkiv med full spårbarhet

På Iron Mountain har vi gjort det så enkelt som möjligt för dig att arkivera, så att du ska kunna fokusera fullt ut på er kärnverksamhet och inte behöva lägga så mycket extra tid på arkiveringen. Vi tar hand om hela processen åt er och du får full spårbarhet på alla dokument vilket leder till snabba och effektiva återsökningar när ni behöver få något tillbaka.

I vår webbaserade kundportal ReQuest Web får du full överblick över dina dokument och kan hantera dem enkelt och smidigt online. Eftersom varje pärm och låda är försedd med streckkod och inskannad i vårt system kan du enkelt söka efter specifika arkivhandlingar med några få klick. Välj att få hela lådor levererade direkt till kontoret eller begär att få specifika dokument skickade till dig via mejl.

Så här ser vår process för arkivering ut:

1. Vi skräddarsyr en arkiveringslösning efter din organisations behov i nära samarbete med dig.
2. En av våra specialister går igenom arkiveringsprocessen tillsammans med dig och visar hur du använder vår webbaserade kundportal för att boka hämtning och leverans av dina arkiverade dokument.
3. När du har bokat en hämtning packar du den information du vill arkivera i Iron Mountains standardlådor som är speciellt anpassade för långtidsförvaring. Vill du göra det lätt för dig kan även vi packa era arkivhandlingar åt dig.
4. Vi sätter en unik streckkod på varje pärm, box och låda som gör det enkelt för dig att hitta den information du söker, när du söker den.
5. Våra chaufförer som har lång erfarenhet av olika typer av leveranser i större städer och ute i landet kommer och hämtar lådorna som sedan kan spåras med RFID-teknologi.
6. Alla lådors streckkod skannas när de lämnar ditt kontor, när de lastas in i lastbilarna och när de flyttas och förvaras i våra arkiv – på så vis kan vi försäkra dig om att inga lådor försvinner på vägen.
7. Vi kan även skanna in hela eller delar av ditt företags arkiv för att göra det tillgängligt åt er digitalt.

Arkivering av dokument för alla verksamheter

Vi har system för arkivering av alla typer av dokument:

Arkivering av bokföringsmaterial

Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutas. Information ska sparas i den form som du mottagit den eller den form som du upprättat om det är ni som gett ut den. Vi har flera arkiveringslösningar för bokföringsmaterial som ser till att er arkivering alltid sker på rätt sätt.

Arkivering av personalhandlingar

Personalhandlingar innehåller ofta personuppgifter som innebär att du måste ta hänsyn till GDPR vid arkivering. Vi är experter på arkivering av personalhandlingar och har full koll på GDPR och andra lagar och regler.

Arkivering av skannade fakturor

Skannade fakturor tillhör kategorin räkenskapsinformation vilket innebär att den inskannade versionen ska sparas i sju år efter kalenderårets slut, men det fysiska originalet kan destrueras efter tre år. Vi kan hjälpa dig med inskanning av fakturor och även destruering av originalen – och vi håller koll på när fakturorna kan destrueras.

Arkivering av e-post

Det finns inga specifika regler för arkivering av e-post för företag utan dessa policies sätter ni själva. Dock bör e-post med innehåll som har relevans för annan lagstiftning såsom bokföring eller personalhandlingar arkiveras. Vi kan hjälpa er att upprätta en plan för er arkivering av e-post samt ta hand om ert arkiv.

Arkivering av journaler

Patientjournaler ska ofta sparas i minst tio år från det att sista anteckningen har gjorts. Dessa journaler behöver sparas tryggt och säkert där obehöriga inte kan komma åt dem – exempelvis i våra fysiska arkiv där vi kan förvara patientjournaler enligt patientdatalagen och andra lagar som gäller.

Arkivering av allmänna handlingar

Arkivering av allmänna handlingar ska först och främst ske hos den myndighet som bär ansvaret för handlingen. Enligt lagen finns det ingen bestämd tid på hur den allmänna handlingen måste sparas utan det är myndighetens arkivplan som avgör detta. Våra arkivkonsulter kan komma ut till er och hjälpa er att göra en arkivplan samt sätta upp processer för effektiv arkivering både fysiskt och digitalt.

Fler arkiveringslösningar

Vi kan hjälpa er med mer än att bara förvara ert arkiv. Här är några exempel på olika projekt som vi kan hjälpa ditt företag med:

Flytt av arkiv

Iron Mountains erfarna medarbetare kan hjälpa till att gallra, packa och transportera kartonger och arkivhandlingar från din anläggning till Iron Mountains arkivanläggning. Vi packar dina arkivhandlingar i Iron Mountains standardkartonger, kompletterar med RFID-koder samt registrerar och beskriver innehållet via vår förteckningstjänst som kan utföras på kartong- och/eller på pärmnivå.

Gallring och destruktion

Utan regelbundna gallringar och destruktion av inaktuella arkivhandlingar riskerar ni att ert arkiv växer och blir för stort samt dyrt utrymmesmässigt. Iron Mountains specialister hjälper dig att rensa så att dina arkiverade dokument förblir relevanta. Vi tar hand om och destruerar de dokument som behöver gallras och lämnar ut destruktionsintyg när allt är färdigt.

Inventering av arkiv

Det är viktigt att veta vad du har i ditt företags arkiv ifall du skulle bli tvungen att lämna ut information i samband med en revision, rättstvist eller andra skäl. Vi kan hjälpa er med allt från inventering av kartonger till att ta fram förteckningslistor och sköta materialhanteringen. Vi kan förteckna akt- eller pärmspecifika beskrivningar som hjälper dig att hantera ditt arkiv på denna nivå. Därmed kan du enkelt se vad varje akt eller pärm innehåller.

Återskapande av dokument

Vi kan rengöra och restaurera era informationstillgångar som till exempel har förstörts på grund av mögel, vatten, kontaminering, damm eller skadedjur.

Behöver ni arkivera känsligt material?

Har ni känsligt material, såsom konst, lab-prover eller film som behöver sparas i arkiv med ett särskilt klimat? På våra säkra anläggningar kan vi anpassa arkiveringen efter era specifika behov. Vi har klimatkontrollerade arkiveringsrum som uppfyller specifika krav gällande miljö och relativ fuktighet, samt även specifikt anpassade valv för att arkivera film, magnetiska medier och olika typer av media.

Hör gärna av dig till oss om du har frågor rörande vad vi kan hjälpa ditt företag att arkivera.

Kontakta Oss

Branschledande inom informationshantering och arkivering

Iron Mountain är branschledande inom informationshantering och arkivering. Vi har stor erfarenhet av arkivering av dokument. Förutom våra fysiska arkivtjänster så har vi flera digitala tjänster som underlättar all dokumenthantering och effektiviserar arbetet på ditt företag. Vi erbjuder bland annat digital arkivering och vårt AI- och maskininlärningssystem Intelligent Content Service Platform som hjälper dig att utvinna maximalt värde ur din information.

Varför Iron Mountain?

Vi har den erfarenhet och expertis som krävs för att effektivisera din verksamhet och samtidigt hålla ditt företag och dina kunddata säkra. Tillsammans maximerar vi effekterna av ditt arbete.

Om oss

Vi gör det enkelt att komma igång.

Genom att skicka formuläret godkänner jag att Iron Mountain behandlar mina personuppgifter i enlighet med deras sekretesspolicy. I och med detta bekräftar jag även att jag har läst och förstått sekretesspolicyn. Vid frågor eller om förtydligande önskas vänligen kontakta Iron Mountain via epost: kundservice.sverige@ironmountain.com. Du kan närsomhelst avanmäla ditt tidigare samtycke till att erhålla digitala marknadsutskick genom att klicka här .