Kontakta oss
Fyll i detta formulär för att komma i kontakt med en av Iron Mountains experter inom en arbetsdag.
Dokumentskanning och digital arkivering
Gör er information tillgänglig med dokumentskanning och digital arkivering. All information samlad på ett ställe för effektivare arbetsprocesser.
Kontakta ossSkanna företagets dokument och samla i ett digitalt dokumenthanteringssystem
Ett företag hanterar olika typer av dokument dagligen. Det kan vara fakturor, kvitton, avtal och journaler varav många enligt lag måste sparas i ett visst antal år. Detta resulterar i mycket pappersarbete och att ni måste ha den fysiska platsen för att arkivera allt. Ibland behöver du kunna hitta ett specifikt dokument eller en viss typ av information snabbt, vilket kan bli ett problem om företagets dokument är utspridda i olika system såsom Dropbox, filserver, Google Drive och fysisk arkivering på kontoret.
Med Iron Mountains tjänst dokumentskanning och digital arkivering kan ni samla all dokumentation och data på ett och samma ställe. Informationen blir tillgänglig direkt när du behöver den och du behöver inte tänka på hur länge någonting måste sparas. Ni slipper dessutom kostnaden för fysisk förvaring och jobbigt pappersarbete där det finns risk för mänskliga fel och att dokument försvinner.
Med skanning och digital arkivering får ni rätt förutsättningar för effektiva arbetsprocesser
Verksamheter som hanterar mycket dokumentation och data har ofta krav på sig att informationen ska arkiveras ett visst antal år, vilket har resulterat i tids- och kostnadskrävande pappersarbete och högar med sparade papper som tar upp plats. Med digital arkivering flyttas företagets arkiverade papper till ett digitalt format. Vi skannar fakturor, avtal och andra viktiga dokument, digitaliserar dem och gör dem sedan tillgängliga för er i ert, eller vårt egna, system för dokumenthantering.
När ni samlar all er information digitalt skapar ni optimala förutsättningar för snabba och säkra arbetsprocesser. Alla på företaget får tillgång till verksamhetens dokument online och det är enkelt att dela information med de som behöver ta del av den.
Fördelar med elektronisk arkivering
Det finns flera fördelar med att börja skanna era fysiska dokument:
- Mindre pappersarbete – Genom att låta oss på Iron Mountain skanna era dokument tar ni bort allt onödigt pappersarbete som både kostar pengar och tar tid från personal som kan göra annat.
- Ingen fysisk förvaring behövs – Arkivering av papper kräver mycket fysisk plats som kanske inte alltid finns. När ni förvarar er information digitalt behöver ni inte tänka på plats och förvaring.
- Reducera risk för informationsförlust – När alla dokument är säkert förvarade i ett digitalt dokumenthanteringssystem minskar risken för informationsförlust. Inga papper kommer tappas bort eller förstöras.
- Effektiva arbetsprocesser – När all er information lagras digitalt går det snabbt och enkelt att få fram just den information du söker efter.
- Information blir tillgänglig för alla – Skannade dokument blir tillgängliga för alla på företaget direkt och kan delas med dem som behöver ta del av informationen. På så vis ökar personalens effektivitet och produktivitet.
Iron Mountain Express Scanning
Starta din digitala omvandling
- 20 M€Kan företag få i böter för bristande efterlevnad av GDPR
- 40%Anställda kan ägna nästan hälften av sin arbetstid åt att leta efter pappersfiler
- 56%Av organisationer förlitar sig fortfarande på pappersbaserade avtal och beställningar
Så fungerar vår tjänst dokumentskanning och digital arkivering
- 1. Skanning av dokument
Vi kommer ut till er och hämtar upp de fysiska dokument som ni vill skanna. Väl på plats hos oss skannar våra experter dokumenten på ett tryggt och säkert sätt. - 2. Kvalitetssäkring
Vi kvalitetssäkrar de skannade dokumenten och indexerar dem, utifrån era behov så att informationen blir sökbar. - 3. Tillgång i ett digitalt dokumenthanteringssystem
Vi samlar all information som vi skannar in i ert eller vårt dokumenthanteringssystem där ni även kan spara era vanliga digitala dokument så att allt kan samlas på en plats. All information är nu sökbar och det går snabbt och enkelt att hitta det ni behöver.
E-arkivering på era villkor
Vi skräddarsyr våra lösningar efter ditt företags behov och utför alla typer av skanning, såsom skanning av fakturor, HR-dokument, ritningar med mera. Ni väljer själva om vi ska skanna dokument dagligen, flera gånger i veckan, en gång i månaden eller göra en engångsskanning av ert fysiska arkiv. Allt blir tillgängligt för er digitalt och kan delas inom företaget. Vi tar alltid hänsyn till rådande lagar och regler såsom GDPR, bokföringslagen och arkivlagen.
Skanning och digital arkivering enligt GDPR
Som företag är det viktigt att ha koll på GDPR och att ni behandlar personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt, framförallt när det kommer till arkivering. Alla era dokument som innehåller personuppgifter måste förvaras säkert så att informationen inte riskerar att läcka ut. Görs inte detta på rätt sätt riskerar ni stora böter på upp till 4 % av er globala omsättning eller 20 miljoner euro beroende på vad som är högst.
På Iron Mountain ser vi till att er skanning och digitala arkivering alltid sker i enlighet med GDPR och du kan känna dig trygg med att er känsliga information är skyddad. Vi har jobbat med att hantera och skydda företags information i över 70 år och behandlar alltid våra kunders tillgångar som om de vore våra egna.
Har ni känslig information som behöver skannas?
Många myndigheter och företag såsom advokatbyråer, läkemedelsföretag och banker hanterar dagligen dokument vars innehåll är sekretessbelagd. På Iron Mountain kan vi anpassa vår tjänst dokumentskanning och digital arkivering efter ditt företags behov. Vår personal har den utbildning och säkerhetsklassificering som krävs för att på ett säkert sätt skanna dokument med känslig information. Utifrån kundens önskemål kan vi sätta upp en behörighetsstyrning för att säkerställa att rätt person och avdelning får tillgång till dokumenten.
Vilka verksamheter har nytta av dokumentskanning och digital arkivering?
Alla företag, myndigheter och organisationer som hanterar olika typer av dokument har nytta av dokumentskanning och digital arkivering. Beroende på vad för typ av information din verksamhet hanterar finns det olika lagar som avgör hur länge dokument ska sparas och även regler på hur informationen ska sparas som kan vara tidskrävande och jobbigt att ha koll på själv.
På Iron Mountain hjälper vi mer än 230 000 kunder i över 60+ länder med deras informationshantering och har lång erfarenhet av att hantera information inom alla branscher. Därmed kan du känna dig trygg när du anlitar oss för skanning av dokument och digital arkivering. Vi gör det enkelt för dig som kund, oavsett om ni är en kommun, ett landsting, en bank eller en advokatbyrå.
Behöver ni hjälp med ert fysiska arkiv?
Har ni fysiska handlingar som behöver sparas kan vi även ta hand om dessa åt er. Vi förvarar era arkiverade dokument i våra säkra arkiveringsanläggningar med kameror och toppmoderna brandlarm samt inbrottslarm. Här är företagets information säker dygnet runt och du behöver inte oroa dig för att verksamhetens känsliga information ska hamna i fel händer eller försvinna för gott.
Kombinera våra tjänster för en effektiv helhetslösning
Dokumentskanning och digital arkivering är en stor del av en digital arbetsplats som effektiviserar ert arbete och skapar mervärde för företaget. Vi erbjuder ett flertal tjänster som går att integrera med varandra för att ditt företag ska kunna arbeta snabbt och smidigt med er informationshantering. Hos oss hittar du bland annat ett flertal arkiveringstjänster, automatisering av dina affärsprocesser och Iron Mountain InSight som är en Intelligent Content Service Platform.
Vi tar hand om ett dokument genom hela dess livscykel, från skanning av dokument och digital lagring till fysisk förvaring och destruktion. Detta är vanligtvis en avancerad process som vi är specialister på och du kan enkelt nå precis rätt information när du behöver den i vårt eller ditt egna digitala system för e-arkivering.
Varmt välkommen att kontakta oss på Iron Mountain när du vill veta mer om hur dokumentskanning och digital arkivering kan effektivisera ditt företag.
Relaterade digitala lösningar
Lösningar för informationshantering och dataanalys
Digitalisera | Lagra | Automatisera | Tillgång
Rådgivningstjänst för informationsstyrning och gallring
Iron Mountains rådgivningstjänst kombinerar en banbrytande teknikplattform med djup expertis och bred erfarenhet.
Disaster Recovery
Säkerställ att kritisk affärsinformation kan återställas snabbt och effektivt för att minimera driftstopp och informationsförlust.
Relaterat innehåll
Visa alla resurserKontakta oss
Logga in och betala faktura
Logga in på ditt konto eller lär dig hur du skapar ett.
Kundservice
Vårt team på kundservice kan hjälpa dig att snabbt få svar på dina frågor.
Ring säljavdelningen
Kontakta en av våra kunniga representanter för att få hjälp med att hitta en lösning som passar just dina behov.